ورقة عمل لآليات مقترحة للعمل بالجمعية

1- تحديد المهام التنفيذية كالآتي :
a. تحديد المسئول عن مخاطبة الجهات الحكومية و انهاء الإجراءات القانونية لأي نشاط أو تصرف للجمعية
b. تحديد مسئول للربط بين أعضاء الجمعية العمومية و مجلس الإدارة و يكون مسئول عن تحقيق التواصل بين الطرفين
c. تحديد المسئول عن تجميع الاقتراحات من الأعضاء أو المواطنين و عرضها على مجلس الإدارة ورقيا
d. تحديد آلية عمل لكل لجنة و وضع جدول زمني لعمل كل لجنة و تحديد رئيس لها .
e. تحديد صلاحيات النقد و التقييم و آلياته ... و تحديد الاختصاصات ... حتى لا يترك الحبل على الغارب.
f. تحديد مسئول إداري متواجد في فترات ثابتة بمقر الجمعية ليكون همزة الوصل بين الأعضاء بعضهم و بعض ، و بين الأعضاء و مجلس الإدارة . و بين الجمعية و المواطنين .
g. تحديد المسئول عن إدخال البيانات و حفظها عل الكمبيوتر الخاص بالجمعية .
2- تحديد أسس للعمل بالجمعية و هي :
a. لا يتم تنفيذ أي أعمال من أعضاء الجمعية العمومية أو عضو من مجلس الإدارة إلا بموافقة ثلثي أعضاء مجلي الإدارة .
b. على مجلس الإدارة إعلام الأعضاء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة بما تم تنفيذه من خطط
c. مجلس الإدارة ليس مطالبا بتوضيح كل التفاصيل لمشروع عمل إلا في نهاية إتمام العمل و ليس في بدايته.
d. أعضاء اللجان لا يجوز لهم التصرف في مشروعات إلا بعد موافقة ثلثي مجلس الإدارة
e. وضع آلية حساب لكل من يعرقل عمل الجمعية أو يشوه سمعتها بالقول أو الفعل أو يتهم أحد أفرادها أو يشهر به ، سواء كان من الجمعية العمومية أو من مجلس الإدارة .
f. من يتقدم باقتراح للجمعية يكون مكتوبا رسميا و موضح به آليات التنفيذ و مزاياه و عراقيله و تحديد المطلوب من الجمعية للمساندة بأفراد أو إجراءات و تحديد دوره هو في تنفيذ اقتراحه .
g. اسناد كل اقتراح يتم الموافقة عليه إلى فرد من أعضاء الجمعية يكون مسئولا عنه و يقدم تقريرا مفصلا بعد تنفيذ الاقتراح موضحا فيه كيف تم التنفيذ و تقييم الآداء و تعد نماذج لذلك . و يقدم هذا الاقتراح إلى لجنة التقييم و المتابعة و التي بدورها تقوم بإبداء الرأي و رفعه إلى مجلس الإدارة .
h. جميع أعمال الجمعية بداية من اجتماعات أو تكليفات أو إجراءات تكون موثقة . و يعد لكل مشروع ملف يكون المسئول عنه مجلس الإدارة .
3- موضوعات يجب البت فيها :
a. مشروع تنشيط العضوية و جمع المزيد من الأعضاء .
b. مشروع الحصر و جمع البيانات .
c. مشروع الخبز
d. مشروع الملابس
e. مشروع تنمية المشروعات الصغيرة للأسر .
f. اقتراح آلية للتعاون بين الجمعية و الكيانات الأخرى .. مثل ائتلاف الشباب و الجمعية الشرعية و تحديد لجنة تنسيقية لتحقيق التفاعل و المشاركة .و تحديد لجنة تنسيقية تكون مسئولة عن علاقة الجمعية بهم.

و الله الموفق
و الله من وراء القصد،،،

تحريرا في : الجمعة الموافق 22 / 4 / 2011 م أسامة توفيق داود